XINNO: Al 13 jaar hetzelfde verhaal, en dat is maar goed ook

Het is al lang geleden dat Ramón van den Heuvel, Algemeen Directeur van XINNO, met zijn toenmalige compagnon besloot dat het tijd was dat de Nederlandse advocatuur een hoogwaardige ICT-dienstverlener nodig had. Na zijn jarenlange ervaring als IT Manager bij één van de grotere advocatenkantoren aan de Zuidas, waarbij hij de permanente opdracht kreeg het kantoor tot het meest innovatieve kantoor van de Zuidas te maken, kwam het inzicht dat de opgedane kennis en ervaring ook van toepassing zou zijn op andere kantoren.

Toen al werd de kiem gelegd voor XINNO, dat na twee jaar adviesdiensten te hebben verleend aan diverse advocatenkantoren, het levenslicht zag. Nu 13 jaar later blijkt dat de visie waarmee Ramón en zijn compagnon XINNO zijn gestart, nog steeds resoneert in de markt, zij het met wat technische vernieuwingen.

We spreken met Ramón over de ontwikkelingen binnen XINNO, en zijn visie voor de toekomst van ICT voor de Nederlandse advocatuur.

Ramón: “Toen we al die jaren geleden startte met XINNO hebben we altijd gezegd dat om kantoren goed te kunnen helpen we dicht bij hun bedrijfsprocessen moeten blijven. Je moet écht snappen voor wie je werkt en verinnerlijken wat ze doen. Daar ligt dan ook onze focus: het bieden van ICT die aansluit bij hoe het kantoor wil werken. Wij zijn door onze achtergrond en ervaring als geen ander in staat om, door de combinatie van onze kennis van de branche specifieke bedrijfsprocessen en innovatieve ICT oplossingen, de brug te slaan tussen de wens van het kantoor en de technische invulling daarvan.

We snappen heel goed wat een advocaat anders maakt dan bijvoorbeeld een autodealer of een accountant. Je moet het jargon spreken en dat is dan ook één van de eerste dingen waar we nieuwe medewerkers bijvoorbeeld in meenemen; de belevingswereld van de advocaat eigen maken. Je moet snappen dat voor een kantoor een probleem met een Word sjabloon, bij wijze van spreken, even erg kan worden gevonden als een e-mailstoring. Terwijl een traditionele IT’er daar wellicht anders naar kijkt, snappen wij wat de impact is van een stuk dat niet tijdig ingediend kan worden bij de rechtbank. Dat maakt ons al 13 jaar anders dan andere dienstverleners.”

Met groei komen nieuwe uitdagingen

Ondanks dat het onderscheidende vermogen van XINNO al bijna 13 jaar hetzelfde is gebleven, is de techniek dat niet. Of toch wel? Ramón: “Onze visie was vanaf de start van XINNO dat het niet logisch was dat kantoren zelf hun IT-infrastructuur zouden regelen. En dat vinden we nog steeds. Dus toen zijn we bij elkaar gaan zitten en heb ik met mijn compagnon letterlijk in de sportschool het idee bedacht voor een private cloud voor de advocatuur. Dit is in grote lijnen, hoewel de onderliggende hardware natuurlijk al een paar keer vervangen en geüpgraded is, nog steeds de basis van onze belangrijkste dienst: de online werkplek voor de advocatuur.”

Toch is ook XINNO niet ongevoelig voor nieuwe vragen uit de markt. Ramón: “We zien een verschuiving in de markt, de vraag naar online services zoals Microsoft 365 diensten zorgt ervoor dat ook wij op een nieuwe manier naar onze dienstverlening moeten kijken. Klanten willen nog steeds dat hun data op een veilige plek, bij voorkeur in Nederland, staat. Maar de applicaties waarmee ze met die data werken, veranderen wel. Steeds meer juridische software wordt niet meer als applicatie geïnstalleerd, maar aangeboden via de webbrowser. Ook werken applicaties als Teams gewoon niet goed op een online werkplek, maar wel lokaal.

We hebben dus een nieuwe hybride werkplek ontwikkeld. Hierbij blijft de data van het kantoor veilig in ons Nederlandse datacenter staan, maar gebruikt men de nodige applicaties (of deze nou webbased zijn of lokaal geïnstalleerd) op de werkplek van de klant, in plaats van door in te loggen op een online werkplek. Het beste van beide werelden, omdat je nu je data veilig in Nederland houdt, maar wel kunt profiteren van het gemak van diensten zoals Microsoft 365. Toch zien we dat er steeds meer kantoren het ook prima vinden als hun data wel bij Microsoft staat, bijvoorbeeld voor hun e-mail of een DMS in SharePoint. Het zijn allebei prima oplossingen en we adviseren graag wat het beste past bij hoe het kantoor wil werken.”

Security als belangrijke pijler

Moderne tijden brengen ook moderne bedreigingen. En met de groeiende afhankelijkheid van digitale systemen, is beveiliging dus een belangrijk onderdeel van Ramón zijn toekomstvisie voor XINNO. Ramón: “We moeten meer dan ooit aandacht blijven geven aan beveiliging, dus dat doen we dan ook. We investeren veel geld en tijd in het op niveau houden van de beveiliging van ons platform en de kennis hierover bij onze mensen. Klanten zien dit niet altijd, net als dat we ons niet druk maken over de uitrusting en training van de lokale brandweer in het dorp. Tot er brand is, dan zijn we toch wel blij dat ze er snel bij kunnen zijn en ons kunnen helpen. Al zorgen we er als XINNO natuurlijk liever voor dat we de brand gewoon in zijn geheel voorkomen.”

Koers houden en laveren

De komende jaren staan voor XINNO in het teken van ontwikkeling. Niet alleen op het gebied van technologie, maar ook op het gebied van mensen. Ramón: “Het team van XINNO is allesbepalend voor hoe blij onze klanten met ons zijn. Daarom steken we extra tijd in het laten groeien en ontwikkelen van onze mensen en zorgen we dat we nieuwe collega’s aantrekken. Zo blijven we niet alleen bij de tijd qua kennis, maar zorgen we er ook voor dat we onze dienstverlening op het hoge niveau – dat we al bieden – kunnen houden. We houden de koers aan die we 15 jaar geleden al op papier hebben gezet en laveren zo dat we optimaal profiteren van nieuwe ontwikkelingen zoals Microsoft 365 en nieuwe kansen op het gebied van security. We blijven ervoor zorgen dat kantoren altijd overal veilig kunnen werken.”

Ook op de kantoren zelf verandert er natuurlijk van alles. Zo is de jonge advocaat technisch beter onderlegd dan zijn patroon of partner. Ramón: “Er klopt een nieuwe generatie op de deur van het maatschap, en de moderne advocaat weet nog veel beter wat hij of zij wil en wat er mogelijk is op het gebied van technologie. Ik sprak al met kantoren die in onze kennismaking al wisten te vertellen hoe ze meenden dat de technische Microsoft oplossing er uit moest komen te zien, dat maakten we in de eerdere jaren van onze onderneming nog niet vaak mee.

IT wordt meer en meer de operationele kern van het kantoor. Ik zie langzaam hetzelfde gebeuren als dat jaren geleden al in werd gezet bij de banken: technologie wordt het fundament van een efficiënte dienstverlening en de mensen met hun kennis en empathie maken het verschil voor de cliënt. Ik voorzie alleen in tegenstelling tot bij de banken niet dat er door automatisering snel banen zullen verdwijnen of kantoren zullen sluiten. Werk verandert, maar het wordt er niet minder op. Wij kijken daarom ook nauwlettend naar ontwikkelingen op het gebied van legal tech, Artificial Intelligence en vanzelfsprekend cloud computing.”